Vous êtes en train de terminer le rapport d'assemblée générale de votre entreprise à l'aide de Word. La présentation est impeccable, la police sélectionnée magnifique et votre style alerte et convaincant.

Mais vous avez besoin de quelque chose d'autre : le graphique des parts de marché, créé dans votre classeur Budget, sous Excel, et qu'il convient de placer au milieu d'une page ! Il est possible de simplement copier-coller l'information d'un programme dans l'autre, mais le rapport sera alors obsolète dès que la feuille de calcul sera modifiée...

L'astuce consiste à lier la feuille de calcul à votre document. Un lien est comme une fenêtre dans votre traitement de texte, donnant sur le fichier créé par l'autre programme. Dans la mesure où les adresses des cellules sont susceptibles d'êtres modifiées, il est préférable de nommer la plage de cellules Excel devant être affichée dans le document Word.

• Ouvrez la feuille de calcul, placez cette plage en surbrillance.
• Cliquez sur Insertion, sur Nom, puis sur Définir.

La boîte de dialogue Définir un nom s'ouvre à l'écran.

• Saisissez un nom pour votre zone.
• Appuyez sur la touche Entrée.
• Cliquez sur Edition. Puis sur Copier.

Revenez dans Word et ouvrez votre document.

• Placez le curseur là où vous voulez insérer la vue de la feuille de calcul.
• Cliquez sur Edition.
• Cliquez sur Collage spécial.

La boîte de dialogue Collage spécial s'ouvre à l'écran.

• Cochez la case située à gauche de Coller avec liaison.
• Dans la zone En tant que, choisissez Feuille de calcul Microsoft Excel Objet pour insérer un graphique, ou bien choisissez Texte mis en forme (RTF) afin de créer un tableau Word contenant les données.
• Cliquez sur OK pour créer le lien.

L'objet feuille de calcul ressemble alors à une zone de feuille de calcul placée dans une boîte de taille modifiable à l'intérieur de votre document, tandis que du texte mis en forme ressemble à ce qu'il est en réalité: un morceau du document lui-même.